لماذا يجب الحرص قبل استخدام ميزة التفويض عبر البريد الالكتروني؟

في حال كنت تدير منظمة ولديك الكثير من المهام والمشاغل، فتلقائياً لن يكون لديك القدرة على استقبال جميع رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها في نفس الوقت، لكن هل فكرت في تولية شخص ليقوم بالرد نيابة عنك من خلال استخدام تقنية التفويض؟ انتبه لأن لذلك عواقب وخيمة!

بالبداية دعونا نخبركم ما هي خاصية التفويض؟

خاصية التفويض؛ هي عملية تفويض إدارة البريد الإلكتروني إلى شخص آخر يُدعى المُفوَّض أو الممثل.

كيف يمكننا الاستفادة من هذه الخاصية؟

يوفّر Microsoft Outlook  خاصية التفويض التي يمكن من خلالها أن تسمح لذلك الشخص باستقبال وإرسال البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى طلبات الاجتماعات وإدارة المجلدات بالنيابة عنك أيضاً. يمكننا تشبيه الأمر بالمدير الذي يفوّض إدارة بريده وجدول أعماله إلى مساعده الشخصي.

ولكن ما هو Microsoft Outlook؟

هو عبارة عن أحد برامج شركة مايكروسوفت، من خلاله يمكنك إدارة معلوماتك الشخصية، من جهة، ومن جهة أخرى إدارة التواصل بين الموظفين والشركات والمؤسسات عن طريق البريد الإلكتروني، وبالرغم أن ذلك الأخير يعد بمثابة الأداة الأساسية في البرنامج، إلا أنه يتضمن العديد من الأيقونات والأدوات الأخرى مثل: التقويم، وإدارة المهام، وإدارة جهات الاتصال، وأيضاً يقوم بتدوين الملاحظات، بجانب تدوين دفتر اليوميات، وحتى إمكانية تصفح الويب.

إنها عملية حقاً تسهل عليك الكثير، ولا شك من أنها توفر الوقت والجهد عليك، لكن في حال كنت تمتلك منظمة ما، وقمت بهذه الخطوة وفعّلت خاصية التفويض، هل تساءلت يوماً ما هي العواقب؟؟!

لكل ميزة عاقبة، ولكل منحى جوانب سلبية بالاضافة إلى جوانبه الإيجابية!

 فإذن كيف نتعامل مع خاصية تفويض البريد الإلكتروني بشكل صحيح وآمن لا يجعلنا نخسر ممولينا وشركائنا؟

قبل أن نخوض في عواقب وسلبيات التفويض، دعونا نتعرف معاً على مستويات أذونات المفوّض لهذه الخاصية، حتى نبين فيما بعد  التصور الكامل للأمر.

المراجع: تكون صلاحية المفوّض متمثلة بقراءة العناصر في المجلدات الخاصة بمالك الحساب ( مدير المنظمة على سبيل المثال).
الكاتب: صلاحية هذا الإذن تكون من خلال قراءة أو إنشاء أو تغيير أو حذف العناصر.
المحرر: صلاحية هذا الإذن تتمثل من خلال قيام المفوّض بجميع الإجراءات التي يملكها الكاتب، مع العلم أن يمكنه أيضاً تغيير العناصر التي قام مدير المنظمة بإنشائها أو حذفها حتى.

ما هي سلبيات عملية خاصية التفويض البريد الإلكتروني؟

لهذه الخاصية عدة سلبيات ومنها:

مستوى واحد من الوصول فقط: حيث لا يمكنك ضبط مستويات وصول مختلفة للمفوّضين أو أذونات خاصة بالمجلد.
لا يمكنك إخفاء الرسائل الخاصة من المفوّض: لا يؤدي إرسال رسالة مع إعداد خاص في Outlook إلى إخفاء الرسالة عن المفوّض. ويمكنه الاطّلاع على رسائلك المُرسَلة.
يتعذّر عرض العناصر المُرسَلة من قبل المفوض: تتوفر الرسائل المرسَلة بالنيابة عنك في مجلد العناصر المُرسَلة للمفوض في Outlook وليس في مجلدك. نتيجة لذلك، لن تظهر لك الرسائل المُرسَلة بالنيابة عنك حتى ينتقل الرد إلى بريدك الوارد، مما يعيق عليك رؤية هذه الرسائل.

نهايةً شاركنا في التعليقات هل ما زلت ترى الأمر بهذه السهولة؟ وهل سوف تحترس وتأخذ الاحتياطات اللازمة عند تفعيل هذه الخاصية؟